会議室・応接室への案内で気を付けたいこと

お客様を会議室や応接室に案内する時に気を付けたいことは、お客様が気持ちよく過ごせるように気遣うことです。
会社の受付からお通しする部屋へと移動するわずかな時間ではありますが、お客様は勝手が分からず戸惑ったり緊張していることがあります。
お客様の様子を気遣いながら、ご案内することを心がけましょう。

お客様をご案内する前には、必ず行き先を伝えます。
なぜなら、行き先を伝えないまま案内を始めると、お客様はどこに連れて行かれるのか不安な気持ちになってしまうからです。

廊下を歩く時

廊下を歩いて案内する時は、お客様の存在を忘れて自分のペースで歩いてはいけません。
お客様の歩くペースを意識しながら、お客様の右斜め前を3歩分ほど距離を取って先導しましょう。
この時に気を付けたいのは、できるだけお尻を向けないようにすることです。
先に歩くので、お尻を向けてしまうのは仕方ないことです。

しかし、お客様の方を見てできるだけお尻を向けないように気を付けましょう。
また、ご年配のお客様や足が良くないお客様の場合は、歩くペースに気を付けるようにしましょう。
曲がる際には、事前に「こちらにまいります。」と言って揃えた指先の手で示します。

階段やエスカレーター、エレベーターを利用する時

階段やエスカレーターを利用する時は、一般的なマナーでは案内する人が下、お客様が上になるようにします。
とくに案内する人が女性でスカートを着ている場合、お客様よりも上にいると、お客様は目のやり場に困るものです。
本人は気にしていなくても、男性のお客様は気まずい思いをします。
そのような時は気を利かせて、「どうぞお先にお進みください。」と声を掛けて、後ろからついて行くとよいでしょう。

しかし、初めていらっしゃったお客様を上の階にご案内する時に、お客様にとって見知らぬ会社内を先に行かせるのは、不安感を抱かせてしまうことがあります。
そのような時は、一般的なマナーは気にせず臨機応変に対応しても構いません。
ただし、その場合は、「お先に失礼いたします。足元にお気を付けくださいませ。」と必ずお声掛けするようにしましょう。

エレベーターへ乗る時は、操作は案内する人が行います。
エレベーターが来たら外のボタンを押して閉まらないようにしながらお客様に先に乗っていただき、後から乗り込みます。
エレベーター内では、操作盤の前に立ちます。

この時も、奥にいるお客様にお尻を向けて立っては失礼に当たります。
そのため、できるだけお客様の方を向くようにして立ちましょう。
ご案内する部屋のある階に着いたらボタンを押してお客様に先に出ていただき、後から降ります。